L'operatore della sala operativa è l'organo fondamentale per la gestione del personale presente sul campo. Coordina e tiene traccia dell'attività svolta dai volontari, monitora per tutto l'evento il canale radio utilizzato per rispondere alle esigenze delle squadre che operano sullo scenario.

All'inizio del servizio l'operatore di sala inizia il suo lavoro procedendo alle prove radio per verificare la copertura radio e l'effettivo funzionamento degli apparati, registrando in seguito l'inizio lavori della squadra con cui sono state effettuate tali prove. Viene aggiornato costantemente sulla progressione dell'attività per verificare, all'interno della sala, tramite cartografia, lo sviluppo delle attività previste. Questa procedura è legata soprattutto ai momenti di addestramento ma anche in caso di allertamento per fenomeni vari. 

Altra caratteristica fondamentale è la flessibilità dell'operatore di sala operativa: se da una parte risponde alle esigenze delle forze in campo, dall'altra collabora con gli organi decisionali (internamente definiti come tavolo tecnico) per aggiornare i loro membri sulla situazione e per intraprendere decisioni.